Het succesvol verzenden van e-mails, zonder dat deze in de spamfilters van ontvangers belanden, is een kunst op zich. Hieronder delen we uitgebreide richtlijnen en best practices om te zorgen dat je e-mails de gewenste inbox bereiken.
Hoe werken spamfilters?
Spamfilters evalueren e-mails op basis van inhoud, structuur, afzenderinformatie en de respons van je ontvangers.
Door inzicht te krijgen in deze criteria, kun je acties ondernemen om te voorkomen dat jouw berichten onterecht als spam worden gemarkeerd.
Zorg voor duidelijke toestemming
Verkrijg expliciete toestemming van gebruikers voordat je hen e-mails stuurt. Dit legitieme opt-in proces vermindert spamklachten en vergroot de betrokkenheid bij je content.
Optimaliseer je e-mailinhoud
- Vermijd spam-triggerwoorden: woorden als “gratis”, “klik hier”, en “actie vereist” kunnen filters activeren.
- Wees voorzichtig met links: een overvloed aan links, vooral naar twijfelachtige sites, kan je e-mails markeren als spam.
- Kies een relevant onderwerp: een onderwerp die de inhoud van je e-mail niet weerspiegelt, kan leiden tot meer spamklachten. Kies daarom een duidelijk en relevant onderwerp.
- Vermijd hoofdletters: anders kan dit voor meer uitschrijvingen en spamklachten zorgen.
- Verdeling tussen tekst en afbeeldingen: e-mails die vooral uit afbeeldingen bestaan, worden vaak als spam beschouwd. Zorg daarom voor voldoende tekstuele inhoud en vermijd e-mails die uit één grote afbeelding bestaan.
- Minimaliseer witruimte: gebruik voornamelijk doorlopende tekst bij het opstellen van je e-mails. Dit helpt om niet als spam gezien te worden.
- Markeer je e-mail niet als hoge prioriteit: doe dit alleen als het strikt noodzakelijk is.
- Test je mails met Mail tester: check er je spamscore.
E-mailconfiguratie professionaliseren
- Stel een SPF-record in op je domeinnaam: Een SPF-record vertelt aan de mailboxen via welke mailservers jouw e-mails verzonden worden. Het is een soort tip aan de spamfilters om aan te geven welke mails legitiem zijn en welke niet.
Lees hoe je een een SPF-record aanmaakt om uit de spamfilters te blijven - Gebruik DKIM en DMARK: ook DKIM en DMARC helpen mailboxen om spam van legitieme mails te onderscheiden.
Lees ook: Betere e-mailbezorging met DMARC en DKIM
- Voorzie een link om uit te schrijven: zorg voor een gemakkelijk te vinden uitschrijflink in nieuwsbrieven en campagnes. Anders riskeer je dat ontvangers je e-mail als spam gaan markeren.
- Gebruik een betrouwbaar e-mailadres: verstuur je mails vanaf een e-mailadres op basis van een eigen domeinnaam (dus niet @telenet.be, @gmail.com …) en vermijd het gebruik van niet-bestaande of misleidende adressen.
Tip: controleer de afzender van je contactformulier
Het contactformulier van je website verstuurt soms automatisch een bevestiging vanaf een onbestaand e-mailadres. Controleer altijd de afzender van dergelijke berichten.
- Verstuur geen bulkmailings via gedeelde mailservers: gebruik in plaats daarvan gespecialiseerde diensten die DMARC en DKIM ondersteunen zoals bv. Flexmail.
- Verzorg je online reputatie: gebruik online diensten zoals mxtoolbox.com om de betrouwbaarheid van je domeinnaam of IP-adres (en de mails die je ermee verstuurt) te controleren.
Enkele opmerkingen
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom men je boodschap blokkeert.
Misschien ben jij het niet – maar zijn zij het!
Denk eraan dat het niet enkel de afzender is die ervoor verantwoordelijk is dat een mail voorbij de spamfilters geraakt. Integendeel, het is vaak de ontvanger die beslist of de boodschap spam is of niet.
Misschien heb je wel een reputatie!
Je bericht kan geweigerd worden omwille van de inhoud (bepaalde afbeeldingen, sommige trefwoorden, bepaalde code, of zelfs het gebruik van hoofdletters).
Is je bericht in orde dan is het spamfilter van de ontvanger wellicht te streng.
Wordt de boodschap echter onmiddellijk verwijderd bij ontvangst omdat het e-mailadres van de afzender op een zwarte lijst (blacklist) staat, dan is het aan de afzender om dit probleem te verhelpen. In deze gevallen is de afzender verantwoordelijk voor zijn reputatie.
Conclusie
Door deze aanbevelingen te volgen, verbeter je de kans dat je e-mails hun doel bereiken. Het opbouwen van een sterke reputatie en het respecteren van ontvangersvoorkeuren zijn cruciaal voor een succesvolle e-mailstrategie.